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Verbale Commissione Bilancio

Presenti: Sandro, Massimo, Aldo, Mirca e Giovanni

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Ordine del giorno:
1) Nomina del coordinatore del gruppo
2) Nomina del rappresentante del gruppo che parteciper� al Consiglio di Amministrazione (CdA)
3) Suddivisione incarichi e compiti all'interno del gruppo
4) Promozione e coordinamento volontari per la distribuzione e la organizzazione del magazzino
5) Tempi ordinativi e relativi tempi di consegna
6) Valutazione ed eventuali ipotesi di decentramento territoriale
7) Varie ed eventuali

Discussione dei punti
1) e 2) Aldo Maggi viene nominato coordinatore della Commissione Bilancio e rappresentante del gruppo nel Consiglio di amministrazione. Giovanni Motta si mette comunque a disposizione come ulteriore membro del CdA.

3) Maggi si propone per l'attivit� di amministrazione/contabilit�. Sandro Magni propone che per la funzione di Tesoriere si faccia riferimento comunque a Paolo Trezzi e/o Renzo Torri. Per una corretta e agevole attivit� di contabilizzazione delle fatture Maggi chiede che gli venga fornito mensilmente solo un elenco delle fatture con i seguenti dati : nome del fornitore, numero della fattura, data emissione, importo, data scadenza, modalit� di pagamento. Si propone di tenere in sede un raccoglitore delle fatture per una agevole consultazione. Si sollecita al CdA una decisione per la gestione del cash.

4) Mirca Pirovano si propone per la promozione e il coordinamento dei volontari per le attivit� di ricevimento merci, preparazione listini, distribuzione e sistemazione del magazzino. A tale scopo viene proposto e condiviso di inviare a tutti i soci una lettera via e-mail con la quale vengono informati sullo stato di avanzamento dei lavori organizzativi del GAS e nello stesso tempo viene richiesta una precisa disponibilit� di tempo per le attivit� di volontariato relative alla gestione del punto di distribuzione.
E' stato definito un calendario di massima, da concordare con la Commissione Listino per consentire agli associati di programmare con debito anticipo la propria spesa e la propria disponibilit� alle attivit� volontarie presso il punto di distribuzione.
Si propone che venga organizzato un momento formativo in cui verranno date agli associati volontari le nozioni di base per la gestione del punto di distribuzione.

5) Vengono proposte le seguenti date ed orari per la gestione del punto distribuzione:
26 - 27 - 28 Maggio
9 - 10 - 11 Giugno
23 - 24 - 25 Giugno
7 - 8 - 9 Luglio
21 - 22 - 23 Luglio
15 - 16 - 17 Settembre
29 - 30 Sett. - 01 Ottobre
10 - 11 - 12 Novembre
24 - 25 - 26 Novembre
8 - 9 - 10 Dicembre
22 - 23 - 24 Dicembre
con i seguenti orari:
Gioved� dalle 9 alle 12 : ritiro merci e preparazione listini; dalle 14 alle 19: Distribuzione
Venerd� dalle 14 alle 19 : Distribuzione
Sabato dalle 9 alle 12,30 e dalle 15 alle 19: Distribuzione
Il calendario suddetto deve essere condiviso e confermato dalla Commissione Listini.

6) Si propone di organizzare incontri per i gruppi decentrati delle varie zone al fine di sensibilizzare e promuovere l'organizzazione degli ordini e dei ritiri collettivi.

7) Si rileva la necessit� di una definitiva organizzazione informatica per la ricezione dei listini dai soci e della loro aggregazione in excel per l'ordine ai fornitori. A tale scopo si tenter� di coinvolgere ulteriori risorse esterne competenti.
Si dovr� organizzare il punto di distribuzione con l'aggiunta del nuovo locale adiacente in modo da ottimizzare gli spazi per la distribuzione del fresco da un lato e del secco (in modalit� self service) nell'altro. Nella prossima riunione della Commissione si programmeranno le attivit� necessarie ma occorre attendere la definizione del contrattodi affitto. Si sono discusse proposte per la raccolta di fondi per gli investimenti di magazzino e la copertura delle spese di affitto dei locali; tali proposte verranno discusse direttamente nel CdA.